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¿Quién mató el archivo?

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Es común que hablando con alguna persona relacionada directa o indirectamente con los registros* de nuestra organización escuchemos hablar del famoso "Archivo Muerto" refiriéndose a expedientes inactivos o cajas con información que posiblemente ya no se utilicen.  Siempre me pregunto: ¿Pues quién mató al archivo?

Dentro de la teoría de la administración de la información existe algo que se llama "ciclo de vida de los registros*",  que muchas veces se confunde con el ciclo de vida biológico: Nace – crece - se reproduce y muere. Sin embargo, al hablar de registros* sucede un poco diferente como se muestra en la figura 1.


Se puede observar que en ningún momento muere el archivo, ni los registros. Lo que sucede es que se resguardan un tiempo determinado una vez que dejan de estar vigentes (expedientes cerrados), durante su etapa semi-activa, para garantizar el cumplimiento de disposiciones legales y de cumplimiento y posteriormente se debe de tomar una decisión: Reevaluar el periodo de retención o destruir.

Al pensar en tomar esta decisión se recomienda analice lo siguiente:

  • Verificar si la información tiene dueño (suele ser un área específica dentro de la misma organización, por ejemplo: legal, compras, finanzas, etc…)

  • Verificar si el dueño tiene alguna relación donde se identifique la información, la fecha en que se resguardó por primera vez y la fecha de reevaluación/destrucción (ver figura 1).

  • En caso de no conocerse su contenido, se deberá de hacer una revisión con al menos una muestra estadísticamente aceptable, que permita inferir su contenido.

  • Entender su valor (histórico, administrativo, legal, contable, fiscal o estratégico)


Puede que se decida conservar más tiempo la información,  pero en algún momento, se tomará la decisión de destruir y  en ese momento se deberá:

  • Cuantificar el riesgo de destruir dicha información.

  • Cuantificar los costos de resguardo y administración y proyectarlo por al menos un año.

  • Obtener el VoBo. para la destrucción de TODOS los dueños de la información.

  • Garantizar que la destrucción sea llevada a cabo de manera que no se pueda reintegrar (para ello se recomienda acudir con un experto).

  • Preferentemente que certifiquen la destrucción de la información de manera que se cuente con un soporte para el caso de que la autoridad lo requiera. Últimamente esto reviste importancia a partir de la LFPDPPP.


*Registro: "Record" o "Registro" es la información creada, recibida y mantenida como evidencia en cumplimiento de las obligaciones legales, de la vida de una institución, o para apoyar una decisión de negocios.

En México, los records o los registros se conocen como documentos de archivo. Son activos de información, ya sean en papel o digital, que reflejan la historia o memoria de la organización respecto a sus actividades. Ejemplos de estos activos son: facturas, pedidos, documentos contables, actas, correos electrónicos, etc.

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